资助程序

资助开发流程

第一节:授予研究过程

  1. 批研究过程将用于帮助支持的项目,从它们通过符合大学战略计划所产生的活动导致高校内。赠款经理会研究机会提供资金,批判潜在的资金来源,审核准则,审核/批判为可用资金(NOFA),以及有关潜在融资提出建议,建议书(RFP)或通知任何适用的要求。资助的研究将主要通过赠款经理持续进行的活动,但可能包括该学院工作人员和教师的任何成员。  
  2. 当拨款经理识别可用的资金被认为适合的大学并符合战略计划,资金通知的概要发给全校范围进行审查和响应。 
  3. 当教师或工作人员推选的成员追求可用资金,讨论应的人之间寻求补助资金和主管(S)讨论该项目概念的优点,并出现以确定是否需要补助资金落实或加强该项目的概念。如果该项目是可行的,项目的概念,任何适用的期限,应提交授权经理。提交使用项目资金申请表的项目。

第II部分:确定处理

  1. 当格兰特和/或合作伙伴正在$ 10,000,并提交项目申请的人已经讨论了与授权经理和他们的主管津贴,个人可以与拨款申请进行。赠款经理仍然会提供一个时间表和功能作为他们的临时和最后阶段的编辑。应该后面的提案或进行审查并签署建议行政机关工作人员的能力素质受到损害的程度资助时间表秋天,赠款管理器将通知部门主管或部门主任。
  2. 当赠款申请和/或伙伴关系是$ 10,000或以上,并要求财务报告,资金的拨款通知将包括在由授权经理促进拨款审查过程。当一个潜在的资金来源被确认,授权管理器将发送资金跨院的通知。 (参见附复印件),已完成的项目的资金申请表应想追求予人提交授权经理。内阁将审查该项目的资金申请表,授权决策工作和批准则的副本,以确定补助的可行性。 
  3. 如需要讨论大学的优先事项和审查正在进行的资助计划时间表,将列出资助该学院可以申请在未来一年橱柜见面会。补助计划的时间表将被授予管理每个新的筹资机会变得可用时进行更新。已加入到资助计划新的融资机会进行审查。

    当赠款机会已经批准了内阁,适当的分工下,该赠款项目将下降将与员工和/或教师咨询的副总裁,以确定行动方针,并通知授权经理谁将会进行相应处理。
  4. 一旦副总统通知赠款经理,该经理补助,与副总裁一起工作,会联系相应的工作人员谁可以帮助确定资助和项目负责人的范围。批准追求的赠款将要求项目主管,项目主管的主管,该部门副总裁,资源开发的副总裁的副总裁即,财务副总裁和总统的签名。
  5. 项目团队将确保合作伙伴关系和获取合作伙伴关系,尽早与主管的批准。
  6. 如果另一个组织要求与他们的资助学院的合作伙伴,谁是该组织所接触的工作人员或教员应该发送给部门负责人或系主任和赠款经理的任何文件或资料。部门主管/院长将负责确保所有相关的信息就授予任何合作是由授权经理之前的伙伴关系协议的接收。如果需要,授权经理将与该组织联系任何额外需要的信息,然后分发信息的内阁成员。当内阁审查信息和大学校长批准的合作伙伴关系,授权经理会通知部门负责人或系主任。不授予合作伙伴关系将没有总统的批准继续进行。一旦合作伙伴获得批准,拨款将面临相同的要求拨款正由大学开发的。
  7. 提供给提交大专以上员工的时间和资源的外部组织的支持所有字母必须是谁在做提供支持和总统的承诺师的副总裁批准,不管是谁的作者的信。提供给其他组织参与拨款资助的项目的目的是支持所有字母必须被复制到补助经理和内阁。 

第三节:授予写作过程

  1. 授予写作过程中应该批准从有关各方接受,就立即开始。更小,更复杂的授权可以由指定的项目总监或通过与项目主管的协助补助金管理者写入。对于需要具体目标,成果的措施,预算和其他更复杂的作品,授予开发团队(GDT)将包括赠款经理,项目总监的形成补助,及其他工作人员或教师,谁将会参与外部合作伙伴补助的执行,并拥有所需的专业知识,以帮助确保一个发达的拨款申请。涉及课程开发和学术项目赠款项目,教师将按照大学对课程开发和学术课程的过程。
  2. 在GDT将审查提交的计划,指定作业和审查赠款管理规定的时限。该小组将制定完整计划的概念和大纲,并开始工作。根据时间和项目经理的专业知识,批提案将通过从授予经理援助项目总监写的;或由授权经理,项目总监和GDT提供内容专长的其他成员。 
  3. 在GDT将与适当的大专部门和部门谁将由赠款项目的影响,如工资和福利信息,人力资源咨询;制度的有效性,研究,规划和数据,调查工具,统计,考核等;它的软件和计算机设备的要求,工厂运作的物理设施的需求,等等。受资助的建议各方将提供的机会,审查项目或方案建议书提交授权之前。
  4. 该项目负责人将提供与赠款项目或计划的拨款管理器,以便尽快进行审查和建议的商业和金融代表起草预算相关的所有费用的清单。最后拨款预算将与业务和金融办备案。
  5. 已完成的拨款申请和表格的副本将电子,同时通过赠款经理审查项目主管的主管,事业部副总裁,以及业务和财务的副总裁进行分配。当电子版已经批准通过电子邮件每一方,审批的邮件会被转发到总统和原始完成的拨款申请和形式将由授权经理提交各自一方的签名是通过授权的准则要求。那么助学金管理器将提交原件填写完整的申请总统作最后的签名。 
  6. 如果拨款提案涉及的合作或联盟项目中,VSCC是领先申请人,授权经理和/或项目负责人将开发符合认识的该许可准则备忘录,并与审查采购总监咨询。赠款经理和/或项目经理将确保谅解备忘录和承诺/支持任何字母提交的拨款申请之前签署。 
  7. 赠款管理器将复制所需份数和包装的运费或将电子方式提交。对于新提交的拨款,延续,以待,资助和非资助拨款将被授予管理器维护的所有原始文件。

第四节:补助奖励通知处理 

  1. 确保在收到补助奖励通知书,合同和格兰特检查一致性,所有信息应由协调,并由其授权经理存的所有纪录。总统办公室或项目主管将联系授权经理球探体育平台接收一进来的补助金的通知,并将把信/合同的授予经理。 
  2. 赠与合同将由之前签署的采购部主任进行审查。赠款经理会通知参与了资助的项目各方,将确保补助奖励合同由总统或指定签名,并且将复制签名的文档和原合同回到资助机构。
  3. 在收到授权协议或合同的完全执行复制的,在授予经理将如下分配副本:
    1. 当志愿者状态为单申请人,拷贝将分发到:
      1. 总统
      2. 副总裁满师参与资助
      3. 副总裁商业和金融。 
      4. 院长,主任,和/或通过参与资助的部门AVP
      5. 补助会计
      6. 项目总监
    2. 当志愿者的状态是铅申请人,复印件将被分发到:
      1. 相同1.上述
      2. 在合作实体项目总监(S)(S)
      3. 在合作实体财剂(S)
      4. 在合作实体,如果适用(S)资助管理器(S)
    3. 当志愿者状态是伙伴合作机构,复印件将被分发到:
      1. 总统
      2. 副总裁在参与资助师,副总裁对业务和财务
      3. 院长,主任,和/或AVP了部门参与资助
      4. 补助会计
      5. 项目总监或协调
      6. 铅申请人指定的联系人
  4. 赠款经理会联系公关部门来产生补助金的通知媒体分发。资助实体的要求,如果适用,将任何有关媒体发布的文件或通知,标志和空话其次。 (赠款管理器将发布球探体育平台在当页面变为可用批网页的任何获奖信息。)

补助管理程序

这一计划描述了赠款和外部补助资金支持的项目管理的行政步骤。该计划将根据需要更新,以便在落实和管理成功的赠款项目的最佳实践。

第一节:获奖后管理过程

  1. 赠款经理将安排补助开发团队和其他负责该项目审查的赠与合同,服务,目标,预算,报告要求和项目时间表的范围会议。本次会议还将包括任何代表的合作伙伴。 
  2. 确保在管理和资金奖励和合同报告要求的一致性,补助办公室将与商务办公和项目主任协调,以确保目标的实现,并申请要求得到满足。商务办公将建立总帐科目和工艺用于接收和花费基于授权机构的支付和会计核算要求的方法资金。项目负责人将与业务办公室工作与会计记录,以调和支出。  

第二节:保持原件一个文档位置  

  1. 该补助奖励字母或合同,以及所需的拨款进度报告的所有原件会,提交给美国时,补助金的办公室。赠款办公室将确保所有适当的文件都保存在电子格式。项目主管和商务办公将以电子文件中的所有相关的电子邮件。赠款办公室将扫描所有合同文件,正式签署的文件,完整的批提交,报告和财务信息,并保存到适当的补助文件,如果没有电子方式提供。 
  2. 助学金办公室将在金融和商务办公发送最后批准的预算都完成的合同的副本,并给适当的人员。
  3. 赠款办公室将建立报告和基准和传播给项目负责人,授权区域的副总裁,资源开发的副总裁和商务办公的日历。主日历将在补助办公室进行维护。

第三节:与项目报告保持电流

  1. 赠款经理将监测提交的所有方案报告,并协助,以进度和最终报告完成并提交。赠款经理将确保所有拨款的报告要求准备并及时报送。
  2. 该项目负责人将准备所有必要的叙述报告和财务报告。财务报表将与商务办公相协调,以确保报告的准确性和及时性。该项目负责人,所有需要的报告完成后,将提供签名批准,并提交给补助经理审查和监测。
  3. 项目总监将保持一个日志项目基准和实现的目标,遇到的障碍和数字服务,使信息可用于报告。该项目负责人将遵守所有的拨款申请的时限和将保持与所有伙伴机构或子承授人经常和记录的接触。如果资金被分配到子承授人,项目总监将监测子承授人的支出,以确保它们与特定的时间轴补助电流。如果需要子承授人提交发票,它们必须以一切必要的形式和联系信息提交。项目总监将与子承授发票前两周是由于。
  4. 项目总监,并授予经理将审查指南/合同,以确保每一个目标,目的,以及在提案中指定活动中的所有要求的报告是写给..如果有意外变化,或目标没有完全实现,项目总监将为改变或例外补助计划的理由。
  5. 商务办公已经创建总帐基金和用于接收和花费资金的过程中建立的程序。批会计师将建立一个电子表格转换调和总帐费用补助费用类别。项目总监和格兰特经理将与企业办公室工作的会计记录,以调和支出。所有购买和个人服务合同将遵守制度的政策。
  6. 财政报告将要求项目主管的该许可会计师核对后批准和签字。至关重要的是,该项目主任
  • 审查和批准时提供通过对资助机构的报告形式授予会计师编制会计报表。
  • 允许额外的时间编制和撰写报告时。支出应在拨款周期进行监控,以促进有效的报告。
  • 调和支出的赠款项目的范围,以确保资金花在实现什么在授权叙事阐述,并根据授权时间表,如果适用。
  • 获得在使用自助服务的旗帜(或当前软件包)的培训,能够不断地在线监测授予支出。那么这些费用将被输入到由补助会计准备,并与项目负责人协调,以确保报告的及时提交计费/财务报告。
  • 最终的财政报告可能需要的设备/软件/敏感项目清单的形式完成。商务办公会联系至少提前五天任何报告截止日期以获得每个赠款项目的固定资产库存报告。联邦补助资金购进的固定资产必须永久保存,并且只能处置,或者按照联邦指导方针销售。

第四节:行为临时补助管理会议

赠款管理会议将每季度召开,讨论和审查进度拨款,即将到来的报告和收尾过程。授权管理器将召开会议,并确定合适的人员出席会议,但至少项目总监和赠款经理见面会。如果理财计划正在讨论授权的会计师将被包括在内。 

中期拨款项,确定有效的制度化的项目元素或继续项目的下一个步骤。这可能是太晚了比赛,如果授权要求制度化 - 这应该已经发生。

第五节:收出项目和审计做准备

  1. 所有奖项,除非资助机构另有规定,支出必须在赠款项目的时间框架内完成。例: 教育部门一般管理条例(埃德加)第80.23(b)项规定,所有资金必须在6月30日,20XX年9月30日,20XX有义务(担保和交付)和清算(支付),为7月份之间运行的赠款项目图1和6月30日。  对于其他要求,请咨询您的赠款项目合同。
  2. 收出项目涉及确保在合同中描述的所有拨款要求已得到满足。前三个月的项目赠款结束日期,项目经理和拨款经理将审查进展情况的项目,以确保所有签约活动正在开展,而该项目的目标和目的已经被授予的结论,该项目解决导演将确保
    1. 所有的供应,材料和设备的购买完成(接收,安装和支付);
    2. 所有项目工作人员的努力被证明并支付所有工作人员;
    3. 通过授权聘请任何顾问公司提交的发票,并已支付;
    4. 正式的项目评估完成;
    5. 制度匹配和实物捐助完成并记录在案;
    6. 最终财报完成。
    7. 固定资产和敏感物项清单填写,并由项目经理核实;
    8. 对于任何设备处置(出售,捐赠,归还等)的计划已经敲定并执行。
    9. 所有计划报告完成并审查/批准在适当的水平。
    10. 该项目日志是最新的。

第六节:进行收尾会议

一个收尾会议将通过授权经理审查项目成果进行调度,确定如何加强经费管理流程,并启动项目继续下一步骤。具体而言,与会者将:

  1. 回顾成就和项目的好处
  2. 评估的补助办公服务的价值
  3. 确定促进政策,程序或服务,或妨碍有效赠款项目操作
  4. 审查和完成任何剩余的未决问题
  5. 保证材料和资源可用性审计
  6. 完成计划重新申请 - 如果这还没有已经发生和适用。

第七节:信息传播

由出资者为信息传播提供的所有准则将随后项目总监和赠款经理。 

第八节:保存文件 

  1. 除非资助机构另有规定,补助办公室将授权的周期内都维持原来的硬拷贝和电子副本。在授予结束时,补助金的办公室将移动授予的所有硬拷贝,以将在符合设保人的要求,该机构的记录和保留策略在指定的存储区域可以保持一个关闭的文件夹。硬拷贝和赠款电子文件将被维持授权的截止日期之后七年。在保留期限结束后,授权文件将被适当销毁。  
  2. 赠款办公室将保持两年不授予或不求回报的资助提交的电子副本,以便参考材料或修改后再提交在以后的时间或其他资金的机会。 

第九节:补办

  1. 如果授权是一个多年的资助需要重新申请,或者该程序可享有与出资者重新申请,当是时候开始重新申请过程中的授权管理器将通知项目经理。
  2. 多年度资助需要重新申请年度,拨款经理将协助项目经理在以下由出资者提供的应用程序的指导方针。
  3. 对于有资格获得额外的一轮融资,但需要有一个新的应用程序申请大学助学金,该机构的拨款程序开发将遵循。